1с документооборот задачи отдела как настроить

Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот

Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.

У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.

На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.

Выполнение задач в 1С Документооборот

Один из самых важных пунктов — "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.

Контроль за исполнением и отчеты

В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.

Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.

Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.

Постановка задач

Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.

Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.

Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.

Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.

Управление задачами

У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.

Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?

Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:

согласование (файлов, вопросов, документов) — производится с одним или несколькими сотрудниками;
исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
подписание/утверждение документов ответственным лицом;
приглашение на мероприятие;
комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.

Процессы можно отправлять:

по очереди;
всем сразу;
смешанно.

В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.

Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).

В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.

В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.

После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.

При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.

Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.

В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.

При составлении поручения часто выбирается проверяющий. Когда все исполнители заканчивают свои задачи, ему приходит сообщение с требованием осуществить проверку. При необходимости он просит сотрудников осуществить доработку.

Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот

Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).

Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.

Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

1С:Документооборот: Управляем задачами и поручениями

Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений всегда было и есть отдельной заботой руководящего состава. Традиционно для этого используют разные способы: бумажные приказы и инструкции, сообщения электронной почты и мессенжеров. И часто потом трудно отследить, как точно была поставлена задача и была ли она исполнена в срок.
Сегодня поговорим именно об этом.

1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы их исполнения, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию об исполнении задач.

Постановка задачи

Новую задачу можно создать на вкладке “Совместная работа”, пункт ”Задачи от меня”.

Нажимаем кнопку “Создать” на панели действий.

Согласование — предназначен для согласования документа с одним или несколькими лицами (коллегами)
Исполнение — используется для выдачи поручений одному или нескольким сотрудникам с возможностью определения порядка, настройки контроля и проверки результата выполнения.
Рассмотрение — используется для автоматизации рассмотрения документов. Рассматривающий сотрудник оставляет резолюцию по итогам рассмотрения.
Ознакомление — используется для отправки материалов одному или нескольким коллегам на ознакомление, при этом автор не получит результата ознакомления. Если автору необходимо получить результат ознакомления, рекомендуется использовать процесс «Исполнение» или «Рассмотрение».
Регистрация — используется для передачи на регистрацию входящего, исходящего или внутреннего документа.
Утверждение — используется для передачи исходящего или внутреннего документа на утверждение руководителю или другому сотруднику.
Приглашение — используется для приглашения на мероприятие, встречу, совещание или любое другое собрание.
Комплексный процесс — предназначен для автоматизации составных процессов. Состоит из произвольного количества запланированных действий (типовых процессов), которые выполняются по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.

Далее выполняем следующие действия:

Пишем название нашей задачи, при необходимости, можем дать подробное описание задачи,
выбираем исполнителя,
определяем общий срок исполнения,
кто будет контролировать и проверять исполнение

Выполнение задачи

После старта процесса сотруднику стразу прилетает задача от постановщика на покупку канцелярских изделий. Её можно посмотреть на начальной странице программы в блоке “Задачи мне”.

Или на закладке “Совместная работа” в пункте “Задачи мне”.

Теперь нам необходимо принять наше задачу к исполнению.

При необходимости можно задать уточняющий вопрос, или поставить одновременно задачу другому сотруднику. При выполнении задания жмем “Исполнено”.

Контроль и проверка поручения.

Как только поручение выполнено сотрудником, постановщику поступает задача проверить выполнение поручения.

Есть 2 варианта развития событий:

Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.

При этом есть возможность отследить действия сотрудников в процессе выполнения задачи. На вкладке “Совместная работа”, пункт “Все задачи” выбираем нужную нам, открываем и на закладке “Ещё” выбираем пункт “Открыть процесс”.

На закладке “Задачи” видны все процессы задачи, выполненные в процессе выполнения поручения.

Этот механизм легок и очень удобен, не нужно никуда ходить, звонить или отсылать письма по почте, которые очень части попадают в спам.

Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.

Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.

Программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя!

Делегирование задач в 1С: Документооборот

Компании стремятся к автоматизации своих бизнес-процессов. Тенденция актуальна, так как количество процессов растет, и это хороший способ взять их под контроль.
Что бы автоматизация приносила нужный эффект, нужно перенести процессы учета в компании «из реальности» в выбранный для этого инструмент.
И здесь часто случается следующая закономерность: успешно переносятся процессы, связанные с учетом на предприятии, но забывают перенести процессы управления этим учетом.

Нужно либо вести дублирующий учет «как раньше» в реальности.
Либо переносить привычные инструменты управления на «новые рельсы».

руководитель не успевает делать важные для компании задачи – развития или расширения бизнеса. Текущих дел всегда так много, что до них «руки не доходят»
в компании присутствует атмосфера «постоянного бега» — все срочно и «нужно еще вчера».
на рабочих столах много «испортившихся» задач. Любая задача имеет срок годности – когда ее решение еще актуально и принесет пользу. Старые задачи не решаются, а новые пребывают.

Если сотрудник достиг определенной точки профессионального развития, то ему может быть интересно расширить горизонт своих повседневных задач. Передача дел из личного списка руководителя может позитивно сказаться на его представлении ценности и значимости для компании.
Если сотрудник способен на выполнение руководящих функций, а руководитель планирует расширение компании – то это хороший способ подготовки и обучения заместителей.

Задача : Передача отдельных задач, с однократным результатом
Функция : Передача повторяющихся задач, с похожим результатом.
Проект : Передача проекта или получение уникального результата для компании

Простая – когда все понятно, и я легко представляю процесс
Сложная – когда вроде все понятно, но надо думать
Творческая – когда ничего не понятно, и надо сильно думать

полное доверие всего процесса выполнения всех задач без разбора. Под видом доверия здесь часто выставляются задачи сложного и творческого уровня.
контроль и декларативное указание выполнения даже в самых простых задачах. Или недоверие до такой степени, что не передаются вообще никакие задачи.

Так же мы можем поставить любую задачу себе на контроль:

А с помощью системы флагов и настроек важности можем определять приоритет у задач и принимать решение о возможности делегирования

При необходимости можно добавить дополнительные реквизиты «Сложность» и «Глубина» для задач, чтобы использовать матрицу принятия решения.
Как видите, настройки самой программы самые простые. И инструмент функционален и готов к использованию прямо «из коробки».
Но часто при внедрении понимание и готовность использования программы приходит к руководителям после того, как им проговаривают связь методологии управления с непосредственными механизмами системы.

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте мне заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Нужно либо вести дублирующий учет «как раньше» в реальности.
Либо переносить привычные инструменты управления на «новые рельсы».

руководитель не успевает делать важные для компании задачи – развития или расширения бизнеса. Текущих дел всегда так много, что до них «руки не доходят»
в компании присутствует атмосфера «постоянного бега» — все срочно и «нужно еще вчера».
на рабочих столах много «испортившихся» задач. Любая задача имеет срок годности – когда ее решение еще актуально и принесет пользу. Старые задачи не решаются, а новые пребывают.

Если сотрудник достиг определенной точки профессионального развития, то ему может быть интересно расширить горизонт своих повседневных задач. Передача дел из личного списка руководителя может позитивно сказаться на его представлении ценности и значимости для компании.
Если сотрудник способен на выполнение руководящих функций, а руководитель планирует расширение компании – то это хороший способ подготовки и обучения заместителей.

Задача : Передача отдельных задач, с однократным результатом
Функция : Передача повторяющихся задач, с похожим результатом.
Проект : Передача проекта или получение уникального результата для компании

Простая – когда все понятно, и я легко представляю процесс
Сложная – когда вроде все понятно, но надо думать
Творческая – когда ничего не понятно, и надо сильно думать

полное доверие всего процесса выполнения всех задач без разбора. Под видом доверия здесь часто выставляются задачи сложного и творческого уровня.
контроль и декларативное указание выполнения даже в самых простых задачах. Или недоверие до такой степени, что не передаются вообще никакие задачи.

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте мне заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

DETAIL_TEXT_TYPE] => html [PREVIEW_TEXT] => [

PREVIEW_TEXT] => [PREVIEW_TEXT_TYPE] => text [

PREVIEW_TEXT_TYPE] => text [DETAIL_PICTURE] => Array ( [ID] => 441 [TIMESTAMP_X] => 07.10.2021 17:00:11 [MODULE_ID] => iblock [HEIGHT] => 696 [WIDTH] => 1024 [FILE_SIZE] => 97676 [CONTENT_TYPE] => image/jpeg [SUBDIR] => iblock/df8 [FILE_NAME] => df8de169942e60593adbb701e8c88fac.jpg [ORIGINAL_NAME] => 8db2b099d6ced50977817e9b02d6abce.jpg [DESCRIPTION] => [HANDLER_ID] => [EXTERNAL_ID] => 97d9330abec30700f40c7271aa0b0ef2 [

src] => [SRC] => /upload/iblock/df8/df8de169942e60593adbb701e8c88fac.jpg [UNSAFE_SRC] => /upload/iblock/df8/df8de169942e60593adbb701e8c88fac.jpg [ALT] => Делегирование задач в 1С: Документооборот [TITLE] => Делегирование задач в 1С: Документооборот ) [

DETAIL_PICTURE] => 441 [PREVIEW_PICTURE] => Array ( [ID] => 440 [TIMESTAMP_X] => 07.10.2021 17:00:11 [MODULE_ID] => iblock [HEIGHT] => 696 [WIDTH] => 1024 [FILE_SIZE] => 97676 [CONTENT_TYPE] => image/jpeg [SUBDIR] => iblock/4ee [FILE_NAME] => 4ee30ae2bf02024c4f4697dc29464990.jpg [ORIGINAL_NAME] => 8db2b099d6ced50977817e9b02d6abce.jpg [DESCRIPTION] => [HANDLER_ID] => [EXTERNAL_ID] => 13c54f0c5a98acd691a48354a217fd17 [

src] => [SRC] => /upload/iblock/4ee/4ee30ae2bf02024c4f4697dc29464990.jpg [UNSAFE_SRC] => /upload/iblock/4ee/4ee30ae2bf02024c4f4697dc29464990.jpg [ALT] => Делегирование задач в 1С: Документооборот [TITLE] => Делегирование задач в 1С: Документооборот ) [

PREVIEW_PICTURE] => 440 [TIMESTAMP_X] => 28.10.2021 19:51:33 [

TIMESTAMP_X] => 28.10.2021 19:51:33 [ACTIVE_FROM] => [

ACTIVE_FROM] => [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [

LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => /articles/delegirovanie-zadach-v-1s-dokumentooborot/ [

DETAIL_PAGE_URL] => /articles/delegirovanie-zadach-v-1s-dokumentooborot/ [LANG_DIR] => / [

LANG_DIR] => / [CODE] => delegirovanie-zadach-v-1s-dokumentooborot [

CODE] => delegirovanie-zadach-v-1s-dokumentooborot [EXTERNAL_ID] => 910 [

EXTERNAL_ID] => 910 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [

IBLOCK_TYPE_ID] => articles [IBLOCK_CODE] => articles [

IBLOCK_CODE] => articles [IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [

IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [LID] => s2 [

LID] => s2 [NAV_RESULT] => [DISPLAY_ACTIVE_FROM] => [IPROPERTY_VALUES] => Array ( [ELEMENT_META_TITLE] => Делегирование задач в 1С: Документооборот [ELEMENT_META_KEYWORDS] => Делегирование, Делегирование задач, Делегирование задач в 1С, Делегирование задач Документооборот, делегирование полномочий, делегирование +и управление [ELEMENT_META_DESCRIPTION] => Делегирование задач в 1С: Документооборот [ELEMENT_PAGE_TITLE] => Делегирование задач в 1С: Документооборот ) [FIELDS] => Array ( ) [DISPLAY_PROPERTIES] => Array ( ) [IBLOCK] => Array ( [ID] => 28 [

ID] => 28 [TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [

TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [

IBLOCK_TYPE_ID] => articles [LID] => s2 [

LID] => s2 [CODE] => articles [

CODE] => articles [NAME] => Статьи [

NAME] => Статьи [ACTIVE] => Y [

ACTIVE] => Y [SORT] => 500 [

SORT] => 500 [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [

LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [

DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [SECTION_PAGE_URL] => [

DESCRIPTION] => [DESCRIPTION_TYPE] => text [

DESCRIPTION_TYPE] => text [RSS_TTL] => 24 [

RSS_TTL] => 24 [RSS_ACTIVE] => Y [

RSS_ACTIVE] => Y [RSS_FILE_ACTIVE] => N [

RSS_FILE_ACTIVE] => N [RSS_FILE_LIMIT] => [

RSS_FILE_DAYS] => [RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [

RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [XML_ID] => [

TMP_ID] => [INDEX_ELEMENT] => Y [

INDEX_ELEMENT] => Y [INDEX_SECTION] => N [

INDEX_SECTION] => N [WORKFLOW] => N [

WORKFLOW] => N [BIZPROC] => N [

BIZPROC] => N [SECTION_CHOOSER] => L [

SECTION_CHOOSER] => L [LIST_MODE] => [

LIST_MODE] => [RIGHTS_MODE] => S [

RIGHTS_MODE] => S [SECTION_PROPERTY] => N [

SECTION_PROPERTY] => N [PROPERTY_INDEX] => N [

PROPERTY_INDEX] => N [VERSION] => 1 [

VERSION] => 1 [LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [

LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [SOCNET_GROUP_ID] => [

EDIT_FILE_AFTER] => [SECTIONS_NAME] => Разделы [

SECTIONS_NAME] => Разделы [SECTION_NAME] => Раздел [

SECTION_NAME] => Раздел [ELEMENTS_NAME] => Статьи [

ELEMENTS_NAME] => Статьи [ELEMENT_NAME] => Статья [

ELEMENT_NAME] => Статья [EXTERNAL_ID] => [

LANG_DIR] => / [SERVER_NAME] => mydoc8.ru [

SERVER_NAME] => mydoc8.ru ) [SECTION] => Array ( [PATH] => Array ( ) ) [SECTION_URL] => )

Нужно либо вести дублирующий учет «как раньше» в реальности.
Либо переносить привычные инструменты управления на «новые рельсы».

руководитель не успевает делать важные для компании задачи – развития или расширения бизнеса. Текущих дел всегда так много, что до них «руки не доходят»
в компании присутствует атмосфера «постоянного бега» — все срочно и «нужно еще вчера».
на рабочих столах много «испортившихся» задач. Любая задача имеет срок годности – когда ее решение еще актуально и принесет пользу. Старые задачи не решаются, а новые пребывают.

Если сотрудник достиг определенной точки профессионального развития, то ему может быть интересно расширить горизонт своих повседневных задач. Передача дел из личного списка руководителя может позитивно сказаться на его представлении ценности и значимости для компании.
Если сотрудник способен на выполнение руководящих функций, а руководитель планирует расширение компании – то это хороший способ подготовки и обучения заместителей.

Задача : Передача отдельных задач, с однократным результатом
Функция : Передача повторяющихся задач, с похожим результатом.
Проект : Передача проекта или получение уникального результата для компании

Простая – когда все понятно, и я легко представляю процесс
Сложная – когда вроде все понятно, но надо думать
Творческая – когда ничего не понятно, и надо сильно думать

полное доверие всего процесса выполнения всех задач без разбора. Под видом доверия здесь часто выставляются задачи сложного и творческого уровня.
контроль и декларативное указание выполнения даже в самых простых задачах. Или недоверие до такой степени, что не передаются вообще никакие задачи.