Как связать ворд и эксель

Как связать ворд и эксель

Как в документе Word связать или встроить лист Excel

Иногда необходимо включить данные из электронной таблицы Excel в документ Microsoft Word. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel, чтобы данные в документе Word обновлялись при изменении листа Excel, или вы хотите чтобы данные в этих таблицах стали независимыми. Давайте рассмотрим все варианты

В чем разница между «связь с файлом» и «встраивание файла»?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в документ Word. Первый — просто скопировать эти данные из электронной таблицы, а затем вставить их в целевой документ. По большей части это работает только с действительно простыми данными, потому что эти данные просто становятся базовой таблицей или набором столбцов в Word (в зависимости от выбранного параметра вставки).

Хотя иногда это может быть полезно, два других варианта — связь и встраивание — гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам в данной статье как это сделать. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевой документ. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

  • Если вы связываете лист Excel с документом, целевой документ и исходный лист Excel сохраняют связь. Если вы обновите файл Excel, эти обновления автоматически отобразятся в целевом документе.
  • Если вы вставите лист Excel в документ, это соединение будет разорвано. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевом документе.

Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла документа Word, поскольку данные в основном все ещё хранятся в листе Excel и отображаются только в Word. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если этого не произойдёт, вам придётся связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространять документ людям, у которых нет доступа к этому местоположению.

С другой стороны, встраивание документа увеличивает размер документа Word, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл Word. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете этот документ среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если документ должен показывать этот лист Excel в определённый момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и как вставить лист Excel в Microsoft Word.

Как связать или встроить лист Excel в Microsoft Word

Связывание или встраивание рабочего листа Excel в Word на самом деле довольно просто, и процесс создания любого из них практически идентичен. Начните с открытия листа Excel и документа Word, который вы хотите редактировать одновременно.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или встроить весь лист, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL+C в Windows или Command+C в macOS. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню.

Теперь переключитесь на документ Word и щёлкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы выбираете, хотите ли вы вставить или связать документ. Во всём остальном эти два процесса выполняются идентично.

Если вы хотите встроить электронную таблицу, выберите опцию «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою таблицу, выберите «Связать». Серьёзно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Лист Microsoft Excel (объект)» в поле справа и нажмите кнопку «ОК».

И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в своём документе Word.

Если вы связали данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в Word, но вы можете дважды щёлкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашем документе Word.

Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в Word. Дважды щёлкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне Word, но лента Word будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления Word, просто щёлкните в любом месте за пределами электронной таблицы.

Примечание. Если вы работаете с документом Word и хотите добавить электронную таблицу, которую вы ещё не создали, вы можете это сделать. Вы можете вставить таблицу Excel прямо из выпадающего меню «Таблица» на ленте.

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.

Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.

Нажмите кнопку Заменить текущий.

При необходимости повторите шаги 5–7.

Выберите Закрыть и загрузить.

Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.

Excel 2016 Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.

В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Нажмите кнопку Finish (Готово).

В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.

На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.

Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.

Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.

В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.

При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Нажмите кнопку Finish (Готово).

В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.

Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

Откройте источник данных Excel.

Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

При необходимости повторите шаги 2 и 3.

После завершения нажмите кнопку Сохранить.

Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Нажмите кнопку ОК.

На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.

В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.

В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.

В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.

Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.

Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.

В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.

В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.

Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.

При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

Нажмите кнопку Готово.

В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.

Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.

На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

слияние документов в word и excel

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

 как сделать слияние word и excel

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

как совместить таблицу и документ

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

интеграция word и excel

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

слияние word и excel пошаговая инструкция

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

процесс слияния документов

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

Ссылка на основную публикацию