Промежуточные итоги в Excel
В руководстве объясняется, как использовать инструмент промежуточных итогов Excel для автоматического суммирования, подсчета или усреднения различных групп ячеек. Вы также узнаете, как отображать или скрывать детали промежуточных итогов, копировать только строки промежуточных итогов и как быстро их удалять.
Таблицы с большим количеством данных часто могут выглядеть громоздкими и сложными для понимания и анализа. К счастью, Microsoft Excel предоставляет мощную функцию промежуточных итогов, которая позволяет быстро суммировать различные группы данных и создавать структуру в ваших таблицах.
И вот о чем мы будем говорить:
Что такое промежуточный итог в Excel?
Это сумма группы чисел, которая затем добавляется к другой аналогичной группе, чтобы получить общий итог.
В Microsoft Excel функция промежуточных итогов не ограничивается только суммированием подмножеств значений в наборе данных. Это позволяет вам группировать и суммировать ваши данные, используя СУММ, СЧЁТ, СРЕДН, МИН, МАКС и другие функции.
Кроме того, так можно создать иерархию групп, известную как схема. Она позволит отображать или скрывать детали для каждого промежуточного итога или просматривать только сводку итогов.
И сделать это можно буквально в несколько кликов мышкой.
Но чтобы получить правильный результат, ваши данные должны соответствовать следующим условиям:
- Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
- Первая строка – названия столбцов.
- В столбцах содержатся однотипные значения.
- В таблице нет пустых строк или столбцов.
Давайте теперь подробно рассмотрим, как создать и настроить промежуточные итоги.
Как вставить промежуточные итоги в Excel
Чтобы быстро добавить промежуточные итоги в Excel, выполните следующие действия.
1. Организуйте исходные данные
Функция «Промежуточные итоги» в Excel требует, чтобы исходные данные располагались в правильном порядке (то есть, однотипные — рядом) и не содержали пустых строк.
Итак, прежде всего обязательно отсортируйте ваши данные по столбцу, по которому вы хотите их сгруппировать. Самый простой способ сделать это – нажать кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные», затем щелкнуть стрелку фильтра и выбрать сортировку от А до Я или от Я до А:
Чтобы удалить пустые ячейки, не испортив данные, следуйте этим рекомендациям: Как быстро и безопасно удалить пустые строки в Excel.
После этого подготовительную работу можно считать завершенной.
2. Добавьте промежуточные итоги
Выберите любую ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные»> в группу «Структура» и нажмите «Промежуточный итог».
В этом случае Excel будет обрабатывать все данные в вашей таблице, пока не встретит пустые столбец и строку. То есть, до последней заполненной строки.
Совет. Если вы хотите добавить промежуточные итоги только для некоторой части ваших данных (то есть части таблицы), выберите нужный диапазон, прежде чем нажимать кнопку «Промежуточные итоги».
3. Определите параметры промежуточных итогов.
В диалоговом окне «Промежуточный итог» укажите три основных параметра: по какому столбцу следует группировать, какую функцию суммирования использовать и какие столбцы необходимо подытожить:
- В поле При каждом изменении в выберите столбец, по которому вы хотите группировать данные. В нашем случае мы выберем колонку с наименованиями покупателей.
- В списке Использовать функцию выберите одну из следующих:
- Сумма.
- Количество – подсчет непустых ячеек (это вставит формулы промежуточных итогов с функцией СЧЁТ ).
- Среднее – расчет среднего значения.
- Максимум – вернуть наибольшее число.
- Минимум – получить наименьшее число.
- Произведение – вычислить произведение по столбцу.
- Количество чисел – подсчет ячеек, содержащих числа.
- Стандартное отклонение – вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности на основе выборки чисел.
- Несмещённое отклонение – возвращает стандартное отклонение, основанное на всей совокупности чисел.
- Дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе выборки чисел.
- Несмещённая дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе всей совокупности чисел.
В этом примере мы группируем данные по столбцу «Код покупателя» и используем функцию СУММ для получения итоговых значений в столбцах «Количество» и «Сумма».
Кроме того, вы можете выбрать любую из дополнительных опций:
- Чтобы вставить автоматический разрыв страницы после каждого промежуточного итога, установите флажок Конец страницы между группами. В итоге каждая группа будет распечатана на отдельном листе. Но в большинстве случаев это не нужно, поэтому эта опция обычно не активна.
- Чтобы отобразить итоговую строку сверху над данными, снимите флажок «Итоги под данными». Этот пункт обычно активирован по умолчанию, так как нам все же привычнее, когда сначала идут данные, а под ними — итоги.
- Чтобы перезаписать любые уже существующие промежуточные итоги, активируйте флажок «Заменить текущие итоги». Если вы изменили данные, то старые итоги вам не нужны. А вот если вы работаете не со всей, а только с частью таблицы (о такой возможности мы говорили выше), тогда, возможно, не нужно удалять то, что уже было посчитано. Кроме того, если не ставить этот флажок, то вы добавите еще один уровень итогов. Например, вы нашли сумму продаж по каждой группе, и можете добавить еще количество продаж или средний размер заказа. То есть, по каждой группе можно рассчитать несколько разных итогов.
Наконец, нажмите кнопку ОК. Промежуточные итоги появятся под каждой группой данных, а общая сумма будет добавлена в конец таблицы.
После того, как промежуточные итоги вставлены на ваш рабочий лист, они будут автоматически пересчитываться при редактировании исходных данных.
Но вот добавление новых данных здесь уже выглядит немного сложнее. Нужно самостоятельно определить, в какую группу поместить новую запись, затем вставить пустую строку и заполнить ее. Если вставить «не туда», то расчеты будут неверны.
Примечание. Если этот пересчет не происходит, не забудьте активировать автоматическое вычисление формул ( Файл > Параметры > Формулы> Параметры вычислений > Автоматически).
Если нужно посчитать не только сумму, но и, к примеру, средний размер заказа, то вновь вызываем меню промежуточных итогов, как это уже делали ранее.
Укажите, какую операцию нужно выполнить. И не забудьте убрать птичку в пункте «Заменить текущие итоги».
В результате получаем вот такую картину:
Как видите, подсчитаны и среднее, и сумма.
3 вещи, которые нужно знать о функции промежуточных итогов в Excel
Промежуточные итоги – очень мощный и универсальный инструмент. И в то же время это очень специфическая функция с точки зрения того, как он работает с данными. Об этих особенностях мы и поговорим.
1. В расчётах участвуют только видимые строки.
Функция вычисляет значения только в видимых ячейках и игнорирует отфильтрованные строки. Однако она учитывает значения в тех из них, которые скрыты вручную, с помощью команды «Скрыть» щелчком правой кнопкой мыши. Поясним подробнее.
Применение инструмента «Промежуточные итоги» в Excel автоматически создает формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, которая выполняет определенный тип вычислений. Например, считает сумму, количество, среднее значение и т. д. Это действие определяется числом, указанном в первом аргументе. И здесь могут быть следующие варианты:
- 1 – 11 игнорируют отфильтрованные ячейки, но включают строки, скрытые вручную.
- 101 – 111 не учитываются все скрытые строки (отфильтрованные и скрытые вручную).
Функция «Промежуточный итог Excel» по умолчанию вставляет формулы с номером функции от 1 до 11.
В приведенном выше примере, подытог с функцией СУММ создает эту формулу: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9, G2:G91). В ней число 9 представляет функцию СУММ, а G2:G91- область ячеек для расчета промежуточных итогов.
Если вы отфильтруете, скажем, молочный или черный шоколад, они будут автоматически удалены из промежуточных итогов. Однако, если вы скроете эти строки вручную, то они будут учтены в расчетах, несмотря на то, что вы их не видите. Рисунок ниже иллюстрирует эту разницу:
Чтобы не подсчитывать вручную скрытые строки, и чтобы вычислялись только видимые ячейки, измените формулу промежуточного итога, заменив номер функции 1-11 на соответствующий номер 101-111.
В нашем примере, чтобы суммировать только видимые ячейки, исключая вручную скрытые строки, измените
Для получения дополнительной информации об использовании формул промежуточных итогов в Excel, пожалуйста, ознакомьтесь с учебником по функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ .
2. Общие итоги рассчитываются на основе исходных данных.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel рассчитывает итоговый результат на основе исходных данных, а не промежуточных итогов.
Как вы видите на скриншоте ниже, итоговая сумма в G13 — это не просто сумма значений начиная с G2 и заканчивая G12. Суммы в G7 и G12 не учитываются.
3. Промежуточные итоги недоступны в таблицах Excel.
Если кнопка «Промежуточный итог» на ленте неактивна, то, скорее всего, вы работаете с таблицей Excel . Таблицы Excel предоставляют набор функций для эффективного анализа данных и управления ими, таких как вычисляемые столбцы, итоговая строка, параметры автоматической фильтрации и сортировки, автоматическое расширение таблицы при добавлении новых данных и многое другое.
Поскольку функцию промежуточных итогов нельзя использовать с таблицами Excel, вам сначала нужно преобразовать таблицу в обычный диапазон.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите Таблица > Преобразовать в диапазон. Это приведет к удалению таблицы, но сохранит все ваши данные и форматы нетронутыми. Excel также позаботится о формулах таблиц и заменит структурированные ссылки на обычные ссылки на ячейки.
Как добавить несколько промежуточных итогов в Excel (вложенные промежуточные итоги)
В предыдущем примере было показано, как вставить один уровень промежуточных итогов. А теперь давайте продолжим и добавим промежуточные итоги для внутренних групп, которые у нас уже имеются. Например, мы хотим иметь итоги по регионам, а внутри них – по отдельным покупателям.
1. Добавьте два или более уровней сортировки.
Чтобы сделать это, перейдите в меню Данные и нажмите Сортировка. Затем добавьте уровни сортировки, как это показано на скриншоте ниже. Сначала – по региону. Затем – по коду покупателя.
Нажимаем Enter, и в результате значения в первых двух столбцах отсортированы в алфавитном порядке:
2. Вставьте первый уровень промежуточных итогов.
Выберите любую ячейку в списке данных и добавьте первый, внешний уровень промежуточных итогов, как показано в предыдущем примере. Каждое изменение в столбце D будет означать конец текущей группы и начало следующей. Естественно, тут и нужно считать итоги либо выполнять другие расчёты. В результате, вы будете иметь итоги продаж по регионам:
Теперь нужно добавить второй уровень группировки.
3. Вставьте вложенные уровни промежуточных итогов.
Если нужны ещё итоги, снова щелкните Данные > Промежуточные итоги, чтобы добавить ещё один уровень внутренних промежуточных итогов:
- В поле “При каждом изменении» выберите второй столбец, по которому вы хотите сгруппировать данные. В нашем случае это Код покупателя.
- В поле «Использовать функцию» выберите нужную функцию вычислений.
- В разделе Добавить промежуточный итог выберите столбцы, для которых вы хотите вычислить промежуточные итоги. Это могут быть те же столбцы, что ранее, или же какие-то другие.
Наконец, снимите флажок Заменить текущие промежуточные итоги. Это ключевой момент, который предотвращает перезапись ранее установленных промежуточных итогов.
При необходимости повторите эти шаги, чтобы добавить ещё дополнительные вложенные промежуточные итоги (например, по товарам внутри каждого покупателя). Но, поскольку мы выполняли сортировку только по двум столбцам, то больше ничего добавлять не можем.
В этом примере внутренний промежуточный уровень группирует данные по столбцу «Код покупателя» и суммирует значения в столбцах «Количество» и «Сумма».
В результате Excel вычислит итоговые значения для каждого покупателя в регионе, как показано на скриншоте ниже:
Как видите, таблица получилась довольно громоздкая, так как в нее добавилось много новых строк. Чуть ниже мы расскажем, как можно для экономии места скрыть детали и оставить для анализа только итоги.
Добавить разные промежуточные итоги в одном столбце.
При использовании промежуточных итогов в Excel вы не ограничены вставкой только одного вида промежуточного итога. Фактически, вы можете обрабатывать данные с несколькими различными функциями.
Например, в нашей таблице в колонке Количество по отдельным покупателям рассчитана сумма продаж, а по в целом по региону – число продаж:
И по региону итоги выглядят следующим образом: 9 продаж на сумму 6714.
Можно совершенно безболезненно менять номер функции и получать таким образом нужные результаты.
Изменяя номер функции в формуле, вы можете получать те итоги, которые вам нужны. Поэтому в столбце могут быть совершенно разные виды итогов, которые друг другу совершенно не мешают и не связаны между собой.
Главное — не забывайте снимать флажок Заменить текущие итоги каждый раз, когда вы добавляете второй и все последующие уровни промежуточных итогов. Иначе потеряете все те итоги, что были настроены ранее.
Как использовать промежуточные итоги в Excel
Теперь, когда вы знаете, как создать промежуточные итоги в Excel, чтобы мгновенно получать сводку для различных групп данных, нижеследующие рекомендации помогут вам полностью контролировать их расчёт.
Показать или скрыть детали промежуточных итогов
Чтобы отобразить сводку данных, то есть только промежуточные и общие итоги, щелкните один из символов структуры , которые появляются в верхнем левом углу рабочего листа:
- Номер 1 отображает только общие итоги.
- Последнее число отображает как промежуточные итоги, так и отдельные значения.
- Находящиеся между ними числа показывают отдельные группы на каждом уровне. В зависимости от того, сколько промежуточных итогов вы вставили на лист, в схеме может быть один, два, три или более уровня группировки.
В нашем образце рабочего листа щелкните цифру 2, чтобы отобразить первую группировку по регионам :
Или щелкните номер 3, чтобы отобразить вложенные промежуточные итоги по покупателям:
Для строк отображения или скрытия данных для отдельных итогов, используйте значки и .Или же используйте кнопки «Показать детали» или «Скрыть детали» в меню «Данные» в группе «Структура».
Как скопировать только промежуточные итоги
Как видите, использовать промежуточные итоги в Excel просто. Но вот достаточно сложная задача: скопировать только промежуточные итоги в другое место, чтобы представить их как итоговый отчет.
Самый очевидный способ, который приходит на ум – получить желаемые промежуточные итоги, а затем копировать эти строки в другое место – не сработает!
Excel скопирует и вставит все строки, а не только видимые строки, включенные в указанную вами область.
Чтобы скопировать только видимое содержимое, содержащие промежуточные итоги, выполните следующие действия:
- Отобразите только те строки промежуточных итогов, которые вы хотите скопировать, используя цифры в структуре или символы «плюс» и «минус».
- Выберите любую ячейку с промежуточным итогом и нажмите Ctrl + A , чтобы выделить все ячейки.
- Выделив промежуточные итоги, перейдите на вкладку «Главная»> «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Выделить группу ячеек…»
- В появившемся диалоговом окне выберите «Только видимые ячейки» и нажмите «ОК».
- На текущем листе нажмите Ctrl + C для копирования выбранных ячеек с промежуточными итогами.
- Откройте другой лист или книгу и нажмите Ctrl + V , чтобы вставить промежуточные итоги.
Совет. Вместо использования меню в пункте 4 можно нажать комбинацию Alt + ; для выбора только видимых ячеек. .
Готово! В результате у вас есть только сводка данных, скопированная на другой рабочий лист. Обратите внимание, что этот метод копирует только значения, а не формулы:
Совет. Вы можете использовать тот же прием, чтобы изменить форматирование всех строк промежуточных итогов одним махом. Выделите их и установите подходящий для вас стиль оформления.
Как изменить промежуточные итоги
Чтобы быстро изменить существующие промежуточные итоги, просто сделайте следующее:
- Выберите любую ячейку промежуточного итога.
- Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Промежуточный итог» .
- В диалоговом окне внесите необходимые изменения в ключевой столбец, укажите при необходимости другую используемую функцию и значения, для которых требуется вычислить промежуточные итоги.
- Убедитесь, что установлен флажок Заменить текущие промежуточные итоги.
- Щелкните ОК.
Примечание. Если для одного набора данных было добавлено несколько промежуточных итогов, их невозможно изменить таким способом. Единственный способ — удалить все существующие промежуточные итоги, а затем вставить их заново.
В то же время, если вы создали несколько уровней промежуточных итогов, вы можете откорректировать любую из формул, как обычную формулу Excel.
Как удалить промежуточные итоги.
Чтобы удалить промежуточные итоги, выполните следующие действия:
- Выберите любую ячейку в диапазоне промежуточных итогов.
- Перейдите на вкладку «Данные» > группа « Структура » и нажмите «Промежуточный итог» .
- В диалоговом окне нажмите кнопку «Убрать все».
Это разгруппирует ваши данные и удалит все существующие промежуточные итоги.
Помимо инструмента «Промежуточные итоги» в Excel, который автоматически вставляет промежуточные итоги, существует «ручной» способ их добавления — с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Он обеспечивает еще большую универсальность и гибкость, и в следующей статье я покажу вам пару полезных приемов.
Функция СУММПРОИЗВ с примерами формул — В статье объясняются основные и расширенные способы использования функции СУММПРОИЗВ в Excel. Вы найдете ряд примеров формул для сравнения массивов, условного суммирования и подсчета ячеек по нескольким условиям, расчета средневзвешенного значения…
Сумма по цвету и подсчёт по цвету в Excel — В этой статье вы узнаете, как посчитать ячейки по цвету и получить сумму по цвету ячеек в Excel. Эти решения работают как для окрашенных вручную, так и с условным форматированием. Если…
Формула ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ — основные функции с примерами. — В статье объясняются особенности функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel и показано, как использовать формулы промежуточных итогов для суммирования данных в видимых ячейках. В предыдущей статье мы обсудили автоматический способ вставки промежуточных…
Формула суммы в Excel — несколько полезных советов и примеров — Как вычислить сумму в таблице Excel быстро и просто? Попробуйте различные способы: взгляните на сумму выбранных ячеек в строке состояния, используйте автосумму для сложения всех или только нескольких отдельных ячеек,…
7 примеров использования формулы СУММЕСЛИ в Excel с несколькими условиями — В таблицах Excel можно не просто находить сумму чисел, но и делать это в зависимости от заранее определённых критериев отбора. Хорошо знакомая нам функция ЕСЛИ позволяет производить вычисления в зависимости…8 простых способов как посчитать в Excel сумму столбца — Как посчитать сумму в Excel быстро и просто? Чаще всего нас интересует итог по столбцу либо строке. Попробуйте различные способы найти сумму по столбцу, используйте функцию СУММ или же преобразуйте…
Советы по работе со сводными таблицами
В настоящей заметке представлена коллекция простых и изящных инструментов работы со сводными таблицами в Excel. То, что по-английски называется tips & tricks. Выделите время и ознакомьтесь с приводимыми здесь советами. [1] Кто знает, может быть, вы наконец-то найдете ответ на долго мучивший вас вопрос?
Совет 1. Автоматическое обновление сводных таблиц
Иногда требуется, чтобы сводные таблицы обновлялись автоматически. Предположим, вы создали сводную таблицу для менеджера. Вряд ли вы сможете регулярно обновлять ее, разве что менеджер допустит вас к своему ноутбуку. Можно включить автоматическое обновление сводной таблицы, которое будет выполняться всякий раз при открытии книги:
- Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и в контекстном меню выберите пункт Параметры сводной таблицы.
- В появившемся диалоговом окне Параметры сводной таблицы выберите вкладку Данные.
- Установите флажок Обновить при открытии файла.
Рис. 1. Включите опцию Обновить при открытии файла
Флажок Обновить при открытии файла следует устанавливать для каждой сводной таблицы отдельно.
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel (файл содержит код VBA).
Совет 2. Одновременное обновление всех сводных таблиц книги
Если в рабочей книге содержится несколько сводных таблиц, одновременное их обновление может быть проблематичным. Существует несколько способов преодолеть эти трудности:
Способ 1. Можно выбрать для каждой сводной таблицы, входящей в состав рабочей книги, настройку, задающую автоматическое обновление при открытии книги (подробнее см. Совет 1).
Способ 2. Обновлять каждую сводную таблицу в рабочей книге можно с помощью макроса. Этот способ идеален в том случае, когда нужно обновлять сводную таблицу по требованию, а не только при открытии рабочей книги. Включите запись макроса. Затем в режиме записи макроса выберите каждую сводную таблицу в рабочей книге и обновите ее. По завершении обновления всех сводных таблиц остановите запись макроса. В результате вы получите макрос, который может вызываться в случае необходимости и обновлять все сводные таблицы (подробнее см. Макросы в сводных таблицах).
Способ 3. Воспользуйтесь кодом VBA для обновления всех сводных таблиц в рабочей книге по требованию. Данный подход предусматривает использование метода RefreshAll объекта Workbook. Для использования этой методики создайте новый модуль и введите следующий код:
Учтите, что метод RefreshAll наравне со сводными таблицами обновляет все внешние диапазоны данных. Если рабочая книга содержит данные из внешних источников, например, базы данных или внешние файлы, все они будут обновлены вместе со сводными таблицами (подробнее о записи кода VBA см. VBA в сводных таблицах).
Совет 3. Сортировка элементов данных в произвольном порядке
На рис. 2 показан заданный по умолчанию порядок отображения регионов в сводной таблице. Регионы отсортированы в алфавитном порядке: Запад, Север, Средний Запад и Юг. Если ваши корпоративные правила требуют, чтобы сначала отображался регион Запад, а затем — регионы Средний Запад, Север и Юг, выполните ручную сортировку. Просто введите Средний Запад в ячейку С4 и нажмите клавишу Enter. Порядок сортировки регионов изменится.
Рис. 2. Регионы отображаются в алфавитном порядке
Совет 4. Преобразование сводной таблицы в жестко заданные значения
Цель создания сводной таблицы — суммирование и отображение данных в подходящем формате. Исходные данные для сводной таблицы хранятся отдельно, в связи с чем возникают определенные «накладные расходы». Преобразование сводной таблицы в значения позволит использовать полученные в ней результаты без обращения к исходным данным либо кешу сводной таблицы. Способ преобразования сводной таблицы зависит от того, затрагивается ли вся таблица или только ее часть.
Для преобразования части сводной таблицы выполните следующие действия:
- Выделите копируемые данные сводной таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать (или наберите на клавиатуре Ctrl+C).
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте рабочего листа и в контекстном меню выберите команду Вставить (или наберите Ctrl+V).
Если нужно преобразовать всю сводную таблицу, выполните следующие действия:
- Выделите всю сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Копировать. Если сводная не содержит область ФИЛЬТРЫ, то для выделения области сводной таблицы можно воспользоваться клавиатурным сокращением Ctrl+Shift+*.
- Щелкните правой кнопкой мыши в произвольном месте листа и в контекстном меню выберите параметр Специальная вставка.
- Выберите параметр Значения и щелкните ОК.
Перед преобразованием сводной таблицы целесообразно удалить промежуточные итоги, поскольку они не слишком нужны в автономном наборе данных. Чтобы удалить все промежуточные итоги пройдите по меню Конструктор -> Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные итоги. Для удаления конкретных промежуточных итогов щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, в которой эти итоги вычисляются. Выберите в контекстном меню пункт Параметры поля и в диалоговом окне Параметры поля в разделе Итоги выберите переключатель Нет. После щелчка на кнопке ОК промежуточные итоги будут удалены.
Совет 5. Заполнение пустых ячеек в полях СТРОКИ
После преобразования сводной таблицы на листе отображаются не только значения, но и вся структура данных сводной таблицы. Например, данные, показанные на рис. 3, были получены на основе сводной таблицы с макетом в табличной форме.
Рис. 3. Использовать эту преобразованную сводную таблицу без заполнения пустых ячеек в левой части проблематично
Обратите внимание на то, что поля Регион и Рынок сбыта сохраняет ту же структуру строк, которая присуща при нахождении этих данных в области СТРОКИ сводной таблицы. В Excel 2013 существует быстрый способ заполнения ячеек в области СТРОКИ значениями. Кликните в области сводной таблицы, после чего пройдите по меню Конструктор -> Макет отчета -> Повторять все подписи элементов (рис. 4). После этого можно преобразовать сводную таблицу в значения, в результате чего вы получите таблицу данных без пробелов.
Рис. 4. После применения команды Повторять все подписи элементов заполняются все пустые ячейки
Совет 6. Ранжирование числовых полей сводной таблицы
В процессе сортировки и ранжирования полей, содержащих большое количество элементов данных, не всегда легко определить числовой ранг анализируемого элемента данных. Более того, если сводная таблица будет преобразована в значения, назначенный каждому элементу данных числовой ранг, отображенный в целочисленном поле, значительно облегчит анализ созданного набора данных. Откройте сводную таблицу, подобную показанной на рис. 5. Обратите внимание на то, что один и тот же показатель — Сумма по полю Объем продаж — отображается дважды. Щелкните правой кнопкой мыши на втором экземпляре показателя и в контекстном меню выберите команду Дополнительные вычисления -> Сортировка от максимального к минимальному (рис. 6.)
После создания ранга можно настроить подписи полей и форматирование (рис. 14.9). В результате будет получен красивый ранжированный отчет.
Рис. 5. Создайте сводную таблицу, в которой объем продаж в области ЗНАЧЕНИЯ выводится дважды
Рис. 6. Сортировка от максимальных значений к минимальным с помощью дополнительных вычислений
Рис. 7. Перед вами завершенный ранжированный отчет
Совет 7. Уменьшение размера отчета сводной таблицы
При формировании отчета сводной таблицы Excel создает снимок данных и сохраняет его в кеше сводной таблицы. Кеш сводной таблицы представляет собой специальную область памяти, в которой хранится копия источника данных для ускорения доступа. Другими словами, Excel создает копию данных, а затем хранит ее в кеше, связанном с рабочей книгой. Кеш сводной таблицы обеспечивает оптимизацию рабочего процесса. Любые изменения, внесенные в сводную таблицу, такие как изменение расположения полей, добавление новых полей либо сокрытие каких-либо элементов, выполняются быстрее, а требования к системным ресурсам оказываются гораздо скромнее. Основной недостаток кеша сводной таблицы заключается в том, что в результате его применения практически вдвое увеличивается размер файла рабочей книги при каждом создании сводной таблицы «с нуля».
Удаляйте исходные данные. Если рабочая книга содержит исходный набор данных и сводную таблицу, размер ее файла увеличивается вдвое. Поэтому можете спокойно удалить исходные данные, и это совершенно не отразится на функциональности вашей сводной таблицы. После удаления исходных данных не забудьте сохранить сжатую версию файла рабочей книги. После удаления исходных данных можно использовать сводную таблицу в обычном режиме. Единственная проблема заключается в невозможности обновления сводной таблицы из-за отсутствия исходных данных. Если же вам понадобятся исходные данные, щелкните дважды на пересечении строки и столбца в области общих итогов (на рис. 7 это ячейка В18). При этом Excel выгружает содержимое кеша сводных таблиц на новый рабочий лист.
Совет 8. Создание автоматически развертываемого диапазона данных
Наверняка вы не раз сталкивались с ситуациями, когда приходилось ежедневно обновлять отчеты сводных таблиц. Необходимость в этом чаще всего возникает тогда, когда в источник данных постоянно добавляются новые записи. В таких случаях придется повторно определить используемый ранее диапазон, прежде чем новые записи будут добавлены в новую сводную таблицу. Повторное определение исходного диапазона данных для сводной таблицы не представляет особого труда, но, когда этим приходится заниматься часто, подобная процедура становится весьма утомительной.
Решение проблемы заключается в том, чтобы преобразовать исходный диапазон данных в таблицу еще до создания сводной таблицы. Благодаря таблицам Excel можно создать именованный диапазон, который может автоматически расширяться либо сужаться в зависимости от объема находящихся в нем данных. Также можно связать любой компонент, диаграмму, сводную таблицу либо формулу с диапазоном, в результате чего у вас появится возможность отслеживать изменения в наборе данных.
Для реализации описанной методики выделите исходные данные, а затем щелкните на значке таблицы, находящемся на вкладке Вставка (рис. 8) или нажмите Ctrl+T (Т английское). Щелкните ОК в открывшемся окне. Обратите внимание на то, что, хотя диапазон исходных данных в сводной таблице переопределять не нужно, но при добавлении исходных данных в диапазон в сводной таблице все равно придется щелкнуть на кнопке Обновить.
Рис. 8. Преобразование исходных данных в таблицу
Совет 9. Сравнение обычных таблиц с помощью сводной таблицы
Если вы выполняете сравнительный анализ двух различных таблиц, удобно воспользоваться сводной таблицей, что существенно сэкономит время. Предположим, имеются две таблицы, в которых отображаются сведения о заказчиках за 2011 и 2012 годы (рис. 9). Небольшие размеры этих таблиц приведены здесь исключительно в качестве примеров. На практике используются таблицы, имеющие гораздо большие размеры.
Рис. 9. Вам предстоит сравнить эти две таблицы
В процессе сравнения создается одна таблица, на основе которой создается сводная таблица. Убедитесь в том, что у вас имеется способ пометить данные, относящиеся к этим таблицам. В рассматриваемом примере для этого используется столбец Фискальный год (рис. 10). После объединения двух таблиц воспользуйтесь полученным комбинированным набором данных для создания новой сводной таблицы. Отформатируйте сводную таблицу таким образом, чтобы в качестве тега таблицы (идентификатор, указывающий на происхождение таблицы) использовалась область столбцов сводной таблицы. Как показано на рис. 11, годы находятся в области столбцов, а сведения о заказчиках — в области строк. В области данных содержатся объемы продаж для каждого заказчика.
Рис. 10. На основе двух исходных таблиц создается одна результирующая
Рис. 11. Создайте сводную таблицу, которая позволяет визуально сравнить два набора данных
Совет 10. Автоматическая фильтрация сводной таблицы
Как известно, в сводных таблицах нельзя применять автофильтры. Тем не менее существует трюк, позволяющий включить автофильтры в сводную таблицу. Принцип использования этой методики заключается в том, чтобы поместить указатель мыши справа от последнего заголовка сводной таблицы (ячейка D3 на рис. 12), а затем перейдите на ленту и выбрать команду Данные -> Фильтр. Начиная с этого момента в вашей сводной таблице появляется автофильтр! Например, вы сможете выбрать всех заказчиков с уровнем транзакций выше среднего. С помощью автофильтров в сводную таблицу добавляется дополнительный уровень аналитики.
Рис. 12. Трюк по использованию автофильтра в сводной таблице
Совет 11. Преобразование наборов данных, отображаемых в сводных таблицах
Наилучший макет для исходных данных, преобразованных в сводную таблицу, — это табличный макет. Этому виду макета присущи следующие признаки: отсутствуют пустые строки либо столбцы, каждый столбец имеет заголовок, каждому полю соответствуют значения в каждой строке, а столбцы не содержат повторяющихся групп данных. На практике часто встречаются наборы данных, напоминающие то, что показано на рис. 13. Как видите, названия месяцев отображаются в строке вдоль верхнего края таблицы, выполняя двойную функцию — подписей столбцов и фактических данных. В сводной таблице, созданной на основе подобной таблицы, это приведет к тому, что придется управлять 12 полями, каждое из которых представляет отдельный месяц.
Рис. 13. Эту таблицу в матричном стиле следует преобразовать в табличный набор данных
Для устранения этой проблем можно воспользоваться в качестве промежуточного этапа сводной таблицей с несколькими консолидированными диапазонами (подробнее см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Для преобразования набора данных, имеющего матричный стиль, в набор данных, более подходящий для создания сводных таблиц, выполните следующие действия.
Шаг 1. Объединение всех полей, не относящихся к области столбцов, в один столбец. Для создания сводных таблиц с несколькими консолидированными диапазонами следует создать единственный столбец размерности. В рассматриваемом примере все, что не относится к полю месяца, рассматривается как размерность. Поэтому поля Рынок сбыта и Описание услуги следует объединить в один столбец. Для объединения полей в один столбец просто введите формулу, которая выполняет конкатенацию этих двух полей, используя точку с запятой в качестве разделителя. Присвойте новому столбцу имя. Введенная формула отображается в строке формул (рис. 14).
Рис. 14. Результат конкатенации столбцов Рынок сбыта и Описание услуги
После создания конкатенированного столбца преобразуйте формулы в значения. Для этого выделите только что созданный столбец, нажмите Ctrl+C, после чего выполните команду Вставить -> Специальная вставка -> Значения. Теперь можно удалить столбцы Рынок сбыта и Описание услуги (рис. 15).
Рис. 15. Удалены столбцы Рынок сбыта и Описание услуги
Шаг 2. Создание сводной таблицы с несколькими диапазонами консолидации. Теперь нужно вызвать знакомый многим пользователям по предыдущим версиям Excel мастер сводных таблиц и диаграмм. Для вызова этого мастера нажмите комбинацию клавиш Alt+D+P. К сожалению, эта комбинация клавиш предназначена для англоязычной версии Excel 2013. В русскоязычной версии ей соответствует комбинация клавиш Alt+Д+Н. Но она по неизвестным мне причинам не работает. Тем не менее, можно вывести старый добрый мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа, см. Использование мастера сводных таблиц. После запуска мастера установите переключатель В нескольких диапазонах консолидации. Кликните Далее. Установите переключатель Создать поля страницы и щелкните Далее. Определите рабочий диапазон и кликните Готово (подробнее см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Вы создадите сводную таблицу (рис. 16).
Рис. 16. Сводная на основе нескольких диапазонов консолидации
Шаг 3. Дважды щелкните на пересечении строки и столбца в строке общих итогов. На этом этапе в вашем распоряжении окажется сводная таблица (рис. 16), включающая несколько диапазонов консолидации, которая является практически бесполезной. Выберите ячейку, находящуюся на пересечении строки и столбца общих итогов, и дважды щелкните на ней (в нашем примере это ячейка N88). Вы получите новый лист, структура которого напоминает структуру, показанную на рис. 17. Фактически этот лист представляет собой транспонированную версию исходных данных.
Рис. 17. Исходный набор данных был транспонирован
Шаг 4. Разбиение столбца Строка на отдельные поля. Осталось разбить столбец Строка на отдельные поля (вернуться к изначальной структуре). Добавьте один пустой столбец сразу же после столбца Строка. Выделите столбец А, а затем перейдите на вкладку ленты Данные и щелкните на кнопке Текст по столбцам. На экране появится диалоговое окно Мастер распределения текстов по столбцам. На первом шаге выберите переключатель С разделителями и щелкните на кнопке Далее. В следующем шаге выберите переключатель точка с запятой и щелкните Готово. Отформатируйте текст, добавьте заголовок и превратите исходные данные в таблицу путем нажатия Ctrl+T (рис. 18).
Рис. 18. Этот набор данных идеально подходит для создания сводной таблицы (сравните с рис. 13)
Совет 12. Включение двух числовых форматов в сводную таблицу
А теперь рассмотрим ситуацию, когда нормализованный набор данных затрудняет построение удобной для анализа сводной таблицы. Примером может служить показанная на рис. 19 таблица, которая включает два разных показателя для каждого рынка сбыта. Обратите внимание на столбец D, который идентифицирует показатель.
Рис. 19. Эта таблица включает несколько типов данных для одного поля из области значений
Несмотря на то что эта таблица может служить примером неплохого форматирования, не все так хорошо. Обратите внимание на то, что одни показатели должны отображаться в числовом формате, а другие — в процентном. Но в исходной базе данных поле Значение имеет тип Double. При создании сводной таблицы на основе набора данных невозможно присвоить два разных числовых формата одному полю Значение. Здесь действует простое правило: одно поле соответствует одному числовому формату. Попытка назначить числовой формат полю, которому был присвоен процентный формат, приведет к тому, что процентные значения превратятся в обычные числа, которые завершаются знаком процента (рис. 20).
Рис. 20. Каждому показателю можно присвоить только один числовой формат
Для решения этой проблемы применяется пользовательский числовой формат, который любое значение, большее 1,5, форматирует как число. Если же значение меньше 1,5, оно форматируется как процент. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку (все форматы) и в поле Тип введите следующую форматирующую строку (рис. 21): [>=1,5]$# ##0; [<1,5]0,0%
Рис. 21. Примените пользовательский числовой формат, в котором любые числа, меньшие 1,5, форматируются как проценты
Полученный результат показан на рис. 22. Как видите, теперь каждый показатель отформатирован корректно. Конечно, приведенный в этом совете рецепт не универсален. Скорее, он указывает направление, в котором стоит экспериментировать.
Рис. 22. Два числовых формата в одном поле данных!
Совет 13. Создание частотного распределения для сводной таблицы
Если вы когда-либо создавали частотные распределения с помощью функции ExcelЧастота, то, наверное, знаете, что это весьма непростая задача. Более того, после изменений диапазонов данных все приходится начинать сначала. В этом разделе вы научитесь создавать простые частотные распределения с помощью обычной сводной таблицы. Вначале создайте сводную таблицу, в области строк которой находятся данные. Обратите внимание на рис. 23, где в области строк находится поле Объем продаж.
Рис. 23. Поместите данные в область строк
Щелкните правой кнопкой мыши на любом значении в области строк и в контекстном меню выберите параметр Группировать. В диалоговом окне Группирование (рис. 24) определите значения параметров, определяющих начало, конец и шаг частотного распределения. Щелкните ОК.
Рис. 24. В диалоговом окне Группирование настройте параметры частотного распределения
Если в сводную таблицу добавить поле Заказчик (рис. 25), получим частотное распределение транзакций заказчиков относительно размера заказов (в долларах).
Рис. 25. Теперь в вашем распоряжении оказалось распределение транзакций заказчиков в соответствии с размерами заказов (в долларах)
Преимущество описанной методики заключается в том, что фильтр отчета сводной таблицы может применяться для интерактивной фильтрации данных, основанных на других столбцах, таких как Регион и Рынок сбыта. У пользователя также имеется возможность быстрой настройки интервалов частотного распределения путем щелчка правой кнопкой мыши на любом числе в области строк с последующим выбором параметра Группировать. Для наглядности представления может быть добавлена сводная диаграмма (рис. 26).
Рис. 26. Сводная диаграмма частотного распределения
Совет 14. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по листам книги
Аналитикам часто приходится создавать различные отчеты сводных таблиц для каждого региона, рынка сбыта, менеджера и т.п. Выполнение этой задачи обычно подразумевает длительный процесс копирования сводной таблицы на новый лист и последующее изменение поля фильтра с учетом соответствующего региона и менеджера. Этот процесс выполняется вручную и повторяется для каждого вида анализа. Но вообще-то создание отдельных сводных таблиц можно поручить Excel. В результате применения параметра Отобразить страницы фильтра отчета автоматически создается отдельная сводная таблица для каждого элемента, находящегося в области полей фильтра. Для использования этой функции просто создайте сводную таблицу, включающую поле фильтра (рис. 27). Поместите курсор в любом месте сводной таблицы и на вкладке Анализ в группе команд Сводная таблица щелкните на раскрывающемся списке Параметры (рис. 28). Затем щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета.
Рис. 27. Начните с создания сводной таблицы, которая содержит поле фильтра
Рис. 28. Щелкните на кнопке Отобразить страницы фильтра отчета
В появившемся диалоговом окне (рис. 29) можно выбрать поле фильтра, для которого будут созданы отдельные сводные таблицы. Выберите подходящее поле фильтра и щелкните ОК.
Рис. 29. Диалоговое окно Отображение страниц фильтра отчета
Для каждого элемента поля фильтра будет создана сводная таблица, помещенная на отдельный лист (рис. 30). Обратите внимание на то, что ярлычки листов называются так же, как и элементы поля фильтра. Учтите, что параметр Отобразить страницы фильтра может применяться к полям фильтра поочередно.
Рис. 30. Отдельная сводная таблица для каждого рынка сбыта
Совет 15. Использование сводной таблицы для распределения набора данных по отдельным книгам
В совете 14 мы воспользовались специальной опцией для разделения сводных таблиц по рынкам сбыта на разных листах рабочей книги. Если же вам нужно разделить исходные данные по разным рынкам сбыта в отдельных книгах, можно воспользоваться небольшим кодом VBA. Для начала поместите поле, на основе которого будет выполняться фильтрация, в область полей фильтра. Поместите поле Объем продаж в область значений (рис. 31). Предлагаемый код VBA поочередно выбирает каждый элемент ФИЛЬТРА и вызывает функцию Показать детали, создавая новый лист с данными. Затем этот лист сохраняется в новой рабочей книге
Рис. 31. Исходная сводная таблица
Код VBA.
Dim PvtItem As PivotItem
Dim PvtTable As PivotTable
Dim strfield As PivotField
‘Изменение переменных в соответствии со сценарием
ConststrFieldName = » Рынок сбыта » ‘<—Изменение имени поля
Const strTriggerRange = » A4 » ‘<—Изменение диапазона триггера
‘Изменение названия сводной таблицы (при необходимости)
SetPvtTable = ActiveSheet.PivotTables( » PivotTable1 » ) ‘<—Изменение названия сводной
‘Циклический обход каждого элемента выделенного поля
For Each PvtItem In PvtTable.PivotFields(strFieldName).PivotItems
‘Присваивание имени временному листу
‘Копирование данных в новую книгу и удаление временного листа
Filename:=ThisWorkbook.Path & » \ » & PvtItem.Name & » .xlsx «
Sheets( » Tempsheet » ).Delete
Введите этот код в новый модуль VBA. Проверьте значения следующих констант и переменных и в случае необходимости измените их:
- Const strFieldName. Имя поля, используемого для разделения данных. Другими словами, это поле, которое помещается в область фильтра/страниц сводной таблицы.
- Const strTriggerRange. Ячейка триггера, в котором хранится единственное число из области данных сводной таблицы. В нашем случае ячейкой триггера является А4 (см. рис. 31).
В результате выполнения кода VBA данные для каждого рынка сбыта будут сохранены в отдельной книге.
[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 14.
Вставка или удаление промежуточных итогов в сводной таблице
Для того, что бы осуществить вставку или удаление промежуточных итогов необходимо установить указатель на кнопку поля, в которое необходимо поместить или из которого следует удалить промежуточные итоги, и дважды нажмите кнопку мыши.
А чтобы отображать промежуточные итоги для каждого элемента строки или столбца, установите переключатель «Промежуточные итоги» в положение «автоматические». Чтобы отображать промежуточные итоги для каждого элемента внутреннего поля, установите переключатель «Промежуточные итоги» в положение «другие», после выбрав итоговую функцию в списке. Чтобы удалить промежуточные итоги, установите переключатель «Промежуточные итоги» в положение «нет». Чтобы отобразить несколько промежуточных итогов, выберите итоговые функции в списке.
Для каждой выбранной итоговой функции добавляется одна строка промежуточных итогов.
Чтобы включить скрытые элементы поля страницы в промежуточные итоги, на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите флажок включать скрытые значения в группе Формат.
Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы
Для изменения итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов, установите указатель на кнопку поля, в котором необходимо изменить итоговую функцию промежуточных итогов, и дважды нажмите кнопку мыши.
Потом выберите несколько итоговых функций в группе «Промежуточные итоги».
Чтобы добавить несколько промежуточных итогов (например «Сумма» и «Среднее») для каждого элемента внутреннего поля или отдельного поля сводной таблицы, установите переключатель в положение другие.
Загрузка...
